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Cercle d'Histoire, d'Archéologie et de Généalogie
d'Ottignies-Louvain-La-Neuve

a.s.b.l.




LE CERCLE


Réglement d'ordre intérieur

1. Des membres.

Ceux-ci sont définis par l'article 3 des statuts.

1.1- Ont la qualité de membres au sens de la loi, les personnes en règle de cotisation qui ont adressé au Conseil d'Administration un bulletin d'affiliation dûment signé par lequel elles s'engagent à participer activement et régulièrement aux activités du Cercle. L'admission d'un membre est décidée par le Conseil d'Administration. Seuls ces membres assistent aux Assemblées Générales avec droit de vote et se réunissent régulièrement en séances de travail. Si un membre ne désire plus s'investir dans ces séances ou si le Conseil d'Administration constate trois absences consécutives non justifiées préalablement à ces séances, l'intéressé est considéré comme devenant un simple membre adhérent défini ci-après. Notification lui en sera faite par lettre du dit conseil.

1.2- Ont la qualité de membres adhérents, les personnes physiques ou morales en règle de cotisation qui approuvent et soutiennent les activités du Cercle sans y apporter une participation régulière et active. Ils peuvent, à leur demande, assister aux Assemblées Générales avec voix consultative uniquement sans droit de vote. Au plus tard, quinze jours avant la date fixée d'une telle assemblée, ils adressent cette demande motivée au Président du Conseil d'Administration qui leur enverra l'ordre du jour comme aux membres effectifs.

1.3- Le montant de la cotisation annuelle est fixée par l'Assemblée Générale et est payable au plus tard le 31 janvier de l'année à laquelle elle se rapporte. Un rappel sera adressé après cette date aux retardataires éventuels ; si aucun paiement n'est reçu dans les 15 jours suivants, le membre sera considéré comme démissionnaire.
Le paiement de cette cotisation entraîne le droit de :
- recevoir un exemplaire de la revue éditée par le cercle,
- consulter les archives au cercle en son local,
- obtenir des prêts de documents aux conditions reprises ci-après,
- participer aux visites, conférences, réunions de travail et toute autre activité organisée pour les membres.

1.4- Les membres dont question aux points 1.1 et 1.2 perdent cette qualité par non-paiement de la cotisation, démission et exclusion.

1.5- Démission : tout membre désireux de se retirer de l'association adresse une lettre de démission au Président qui en informa le Conseil d'Administration lors de sa prochaine réunion.

1.6- Exclusion : seront exclus les membres qui porteraient atteinte au but ou au renom du cercle ou qui ne se conformeraient pas à ses statuts ou à son règlement.
L'exclusion ne peut être prononcée que par l'Assemblée Générale à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

2. Conseil d'Administration.

2.1- Il est composé de trois membres au moins, nommés par l'Assemblée Générale pour une période de trois ans.
Il se réunit chaque fois que le Président ou son remplaçant le juge utile aux intérêts de l'association ou lorsque deux administrateurs en font la demande.
C'est a lui qu'incombe la gestion journalière de l'association. Il dispose des pouvoirs les plus étendus pour la réalisation du but de l'association et son administration.
Il choisit également en son sein, un Président, un Vice-président, un Secrétaire et un Trésorier.

2.2- Les votes se font à main levée, excepté s'ils concernent les personnes physiques ou morales.
Les Administrateurs sont tenus au devoir de discrétion.

2.3- Engagement du Cercle : aucun Administrateur, en ce compris le Président, ne pourra engager le Cercle sans avoir été mandaté par le Conseil d'Administration.

2.4- Le Secrétaire : aura en sa possession tous les originaux des documents administratifs.
Le Président et le Secrétaire, auront l'usage de la signature et de l'en-tête officiel du Cercle en ce qui concerne les actes de l'A.S.B.L.
Le Secrétaire veille à ce que les membres effectifs puissent consulter, au siège social, le registre des membres, les procès verbaux de l'Assemblée Générale et du Conseil d'Administration.

2.5- Le Trésorier : effectue les paiements sur base d'une pièce comptable. Il gère les fonds et recouvre les cotisations. Il tient à jour la liste des membres. Il récolte les recettes provenant de la vente des publications.
Chaque année, il établit les comptes ainsi que le budget et fait rapport de sa gestion à l'Assemblée Générale.
Il veille à ce que les documents comptables puissent être consultés par les membres effectifs au siège social du Cercle.

3. Assemblée Générale.

3.1- L'Assemblée Générale est composée de tous les membres dont il est question au point 1.1. Son mode de fonctionnement est repris aux articles 7, 8 et 9 des statuts de l'Association.

4. Les réunions mensuelles de travail.

4.1- Elles se tiennent tous les deuxièmes jeudis au siège social ou en tout autre lieu nécessité par les circonstances.

5. Publication d'une revue.

5.1- Fréquence de parution : la revue paraît périodiquement (actuellement chaque trimestre) à des dates fixées par un planning décidé l'année précédente par le Conseil d'Administration.

5.2- Gestion : la publication de cette revue est confiée à un Comité de Rédaction, composé du Président du cercle et de trois membres au moins choisis par le Conseil d'Administration. Il veille à la qualité et à la cohérence du bulletin. Il propose des sujets à traiter et décide ou refuse la publication des textes qui lui sont remis. Il peut faire appel en son sein ou à l'extérieur, à des lecteurs spécialisés qui apporteront leurs critiques objectives sur les articles à publier. Le Comité de Rédaction décide du contenu de chaque numéro mais désigne un responsable de sa réalisation et sa mise en pages suivant les impératifs techniques et artistiques.
Ce comité devra veiller à ce que les sources de référence soient mentionnées.
Il se charge de la correction des épreuves avant tirage et délivre le " bon à tirer ".

5.3- La responsabilité des auteurs : les articles acceptés sont publiés sous la responsabilité des auteurs.
Une épreuve de leur texte leur est soumise pour correction avant délivrance du " bon à tirer ".
Les auteurs sont invités à marquer clairement la distinction entre la simple relation et les commentaires d'auteur. Ils auront soin de mentionner leurs sources. Les remarques et suggestions du Comité de Rédaction seront transmises en temps opportun aux auteurs en vue de la modification éventuelle de leur texte ou du retrait de certains documents annexes ou illustrations.

5.4- Restitution des documents après publication : les illustrations et autres documents fournis par les auteurs leur seront obligatoirement restitués. Toutefois, le Cercle peut éventuellement en garder une copie.

6. Les archives.

6.1- L'A.S.B.L. est responsable de la bonne conservation des documents qui lui sont confiés.
L'archiviste est désigné par le Conseil d'Administration. Après accord de celui-ci, l'archiviste peut se faire remplacer occasionnellement par un membre du cercle.

6.2- Le classement des documents est confié à une équipe placée sous la direction de l'archiviste.
Un inventaire des documents est dressé et régulièrement mis à jour sous sa responsabilité.
Un répertoire sera mis à la disposition du public dans le local du cercle.

6.3- Consultation des documents : toute personne membre ou non du cercle pourra consulter sur place les documents mis à sa disposition.
Ces documents ne peuvent être emportés. Des copies pourront éventuellement être obtenues.
Toutefois, des prêts d'archives pour expositions peuvent être accordés sur demande écrite adressée au Président du cercle qui en référera au Conseil d'Administration.
L'emprunteur reste seul responsable vis-à-vis cu cercle et est tenu de couvrir les documents par une assurance " exposition ".
L'usage des photocopies devra être fait dans le respect des lois en matière des droits d'auteurs.
L'utilisateur sera seul responsable devant la loi. Il devra notamment mentionner l'origine complète des documents.

6.4- Prêt de livres : les membres effectifs et adhérents peuvent emprunter certains livres pour une durée maximum de 15 jours. Une caution pourra être demandée à l'emprunteur suivant les modalités définies par le Conseil d'Administration.
Si les livres sont détériorés, la caution ne sera pas rendue. Pour la photographie ou la photocopie, les livres ne peuvent pas être démontés.
L'archiviste ou son (sa) délégué(e) tiendra un registre de prêt contresigne par l'emprunteur.

7. Généalogie

7.1- Le Conseil d'Administration désigne un animateur responsable qui travaillera en étroite collaboration avec l'archiviste.


Le présent " Règlement d'ordre intérieur " sera porté à la connaissance de chaque membre.


Pour le Conseil d'Administration,


Le Président,                     Les membres effectifs.

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